Obieg faktur w firmie i jego cechy


Faktury należą do aspektów nieodłącznie wiążących się z działaniem przedsiębiorstwa. Właściwie nie można zwizualizować sobie przedsiębiorstwa bez odpowiednich dokumentów. Choć na chwilę obecną faktury w postaci papierowej stopniowo zastępowane są przez faktury komputerowe, wciąż jeszcze większą część tworzą dokumenty tradycyjne.
faktury papierowe
Author: The Peoples Prodigy: BOYCOTT 'The Weight of Blood'
Source: http://www.flickr.com
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, stanowi swoisty obszar obiegu różnych dokumentów. W zależności od rozmiarów i struktury przedsiębiorstwa faktury te mogą być dostarczane pomiędzy stanowiskami pracy w pojedynczym pomieszczeniu, pomiędzy pomieszczeniami w firmie, a także na znacznie większe odległości, nierzadko nawet za granicę. Ogólnie obieg dokumentów w przedsiębiorstwie jest niezwykle ważnym elementem dla jej właściwego działania. W przypadku, gdy obieg ten ma jakieś słabe punkty, całe działanie przedsiębiorstwa przebiega mniej sprawnie.

Różne rodzaje faktur i dokumentów



Dokument w przedsiębiorstwie ma do przebycia zróżnicowaną drogę w zależności od swojego rodzaju.

Zapraszamy - naciśnij tutaj e-learning dla firm i wejdź na inną naszą witrynę. Na niej czekają na Ciebie świeżutkie oraz rzetelne artykuły.

Przede wszystkim niektóre faktury wędrują poza firmę, gdyż przykładowo są przesyłane do podwykonawców. Do takich dokumentów należą przykładowo różnorodne umowy, które po podpisaniu się odsyła. Czasami tego rodzaju umowy dostarczane są już drogą elektroniczną. Niektóre dokumenty wytwarzane w przedsiębiorstwach wysyłane są również za pomocą faksu. Taka metoda jest już jednak powoli wypierana przez sposoby przesyłania oparte na zastosowaniu komputerów i Internetu.

Faktura
Author: Steve Jurvetson
Source: http://www.flickr.com
Schematy obiegu dokumentów i właściwe systemy

Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie może być przedstawiony za pomocą ogólnego schematu, gdzie przedstawiane są miejsca, przez jakie określony dokument przechodzi oraz punkty przeznaczenia. Jednym z elementów tego typu schematu bywa skanowanie faktur - , przebiegające w którymś miejscu całego obiegu. W celu usprawnienia całości obiegu wykorzystuje się specjalne systemy, zwane systemami kancelaryjnymi. Dzięki nim w firmach zwraca się większą uwagę na jakość rozsyłanych faktur, ale również na szybkość ich przepływu. Istnieje kilka rodzajów takich systemów, a odmiany te wybierane są w zależności od typu działalności firmy.

Tags: firmy, Przedsiębiorstwa, Obieg dokumentów